Nombreuses entreprises ont adopté le système de collaboration par écrans interposés communément connus sous l’appellation de visioconférence. Qu’il s’agisse d’assister à des réunions formelles ou de participer à des ateliers, la visioconférence est un outil de travail devenu incontournable. Comment procéder à l’installation de ce matériel complexe, mais efficace ? Suivez l’article.
Avant de mettre en place tout le système utile au bon fonctionnement d’une communication en ligne, il est indispensable de bien définir les besoins. Le choix du matériel s’effectuera alors en fonction de ces besoins précis. Il existe sur le marché une multitude de dispositifs pour la visioconférence, mais tous ne pourront pas apporter les mêmes résultats. L’organisation d’une visioconférence repose en premier lieu sur le choix du bon matériel.
Pour une réunion ponctuelle : s’il s’agit d’organiser une réunion avec la participation de quelques collègues, il est sûrement plus judicieux d’opter pour un kit de visioconférence qui pourrait s'appairer avec une tablette ou un ordinateur doté d’un micro et d’une webcam.
Pour une réunion formelle : dans ce cas, la réunion pourrait se dérouler dans une grande salle dédiée aux conférences et aux réunions. Il faudrait ainsi opter pour un écran de grande taille. C’est un cas de figure où il est important d’installer une quantité suffisante de micros.
Pour proposer une expérience de visioconférence idéale, nous vous conseillons de faire appel à une entreprise spécialisée dans la sélection et l'installation de matériel de visioconférence.
Quelle que soit sa taille, l’écran doit être placé à un niveau où chaque participant peut faire face à son interlocuteur. Le nombre d'écrans dépend de la taille de la salle et du nombre de participants. L’installation de l’écran doit tenir compte de sa dimension pour garantir le confort visuel des participants.
Le chariot avec écran est très pratique. Portable et flexible, il permet de réaliser des visioconférences, quel que soit l’endroit. Les chariots mobiles sont utilisés pendant les ateliers qui se déroulent dans des espaces ouverts, en dehors des salles de réunion.
Le chariot statique est une excellente alternative quand il est difficile, voire impossible, d’installer des écrans et ses équipements de façon définitive. Le chariot doit être fixé avec des verrous Kensington pour garantir la sécurité de l’appareil. Les tiroirs et les portes doivent être fermés à clé ou par des petits cadenas. Les chariots permettent tout aussi bien d’organiser une vidéo-conférence en toute quiétude.
La caméra est le cœur de toutes les solutions de communication par caméras interposées, et ce quel que soit le logiciel de visioconférence choisi. Elle doit être installée à une hauteur, un angle de vision et une distance qui permettent aux participants de voir tous ses collaborateurs présents dans la salle.
